عملیاتی مانند ذخیره سازی فایل ها درون پوشه های خاص ، پیدا کردن آرم شرکت هنگامی که به آن نیاز دارید ، یافتن فایلی که هفته گذشته ایجاد کرده اید و اکنون مجدداً به آن نیاز دارید و غیره. اجرای هر یک از این وظائف نیاز به زمان دارد و ضربه‌هایی که بر روی صفحه کلید وارد می‌شوند کم کم بر روی یکدیگر انباشته شده و مصداق مثال معروف قطره قطره جمع گردد وانگهی دریا شود را خواهد یافت.

بزرگترین اتلاف کننده های وقت کاری روزانه ، احتمالاً آن کارهایی نیستند که بطور اتفاقی و برای یکبار انجامشان می دهید ، بلکه بر عکس آن دسته از وظائفی که مرتباً اجرا می گردند وقت گیر می باشند ، زیرا تا حد امکان بطور کارآمد و مناسب انجام نمی پذیرند .
عملیاتی مانند ذخیره سازی فایل ها درون پوشه های خاص ، پیدا کردن آرم شرکت هنگامی که به آن نیاز دارید ، یافتن فایلی که هفته گذشته ایجاد کرده اید و اکنون مجدداً به آن نیاز دارید و غیره . اجرای هر یک از این وظائف نیاز به زمان دارد و ضربه هایی که بر روی صفحه کلید وارد می شوند کم کم بر روی یکدیگر انباشته شده و مصداق مثال معروف قطره قطره جمع گردد وانگهی دریا شود را خواهد یافت .
در این مقاله ، نگاهی به راه های متعددی انداخته ایم که از طریق آن ها می توان به Word سرعت بخشید و در هنگام اجرای وظائف روزانه در وقت صرفه جویی نمود .
بسیاری از این راهنمائی ها با پیشگیری از انجام کارهای عادی و تکراری کارکردن را تسهیل می نمایند .
رهنمودهای ارائه شده روی نسخه Word XP مایکروسافت متمرکز گردیده است ، لیکن این شگردها در مورد نسخ قدیمی تر Word نیز پاسخگو می باشند . فقط آگاه باشید که اگر از یکی از این نسخه های قدیمی تر استفاده می نمایید ، گزینه های منو ممکن است قدری متفاوت با آنچه که در اینجا آورده شده است ، باشند .
● اضافه کردن و آرایش منوها
یک راه آسان جهت سرعت بخشیدن به Word کاهش زمانی است که صرف ردیابی و ذخیره سازی فایل ها در داخل پوشه های مربوط می نمائید . چندین راه مختلف جهت دستیابی به این هدف وجود دارد . یکی از راه ها ، استفاده از منوی WorK در Word می باشد که مکانی مفید جهت ذخیره سازی مدارکی است که غالباً آنها را مورد استفاده قرار می دهید ، لیکن تناوب استفاده شما از آن ها بقدری نیست که همیشه از یافتشان در فهرست پایین منوی File مطمئن باشید .
جهت اضافه نمودن منوی Work به Word بر روی نوار ابزاری راست کلیک کرده و برگه Command و Customize را انتخاب کنید . از فهرست Categories گزینه Built_In Menus را انتخاب کرده و روی برگه Command گزینه Work menu را یافته و با کشیدن آن را به بالا و بر روی نوار منو و یا هر نوار ابزار دیگری که می خواهید ، ببرید . جهت خاتمه کار روی Close کلیک کنید .
اکنون می توانید هر فایلی را که مایلید به منوی Work خود اضافه کنید . البته ابتدا باید فایل مزبور را باز کرده و سپس Add to Work menu و Work را انتخاب نمایید .
شما می توانید هر فایلی که نامش در فهرست منوی Work آمده است را با گشودن منوی مذکور و انتخاب نام فایل مربوطه باز کنید .
هنگامی که از پوشه های متعدد ، جهت ذخیره سازی فایل ها در آن ها استفاده می نمائید ، ایجاد ماکروهایی که پوشه ها را بطور خودکار انتخاب می کنند را نیز در نظر بگیرید و سپس هنگامی که Save As در منوی File را انتخاب نمودید ، پوشه منتخب شما بصورت خودکار انتخاب خواهد گردید .
در اینجا می خواهیم منویی به نام انتخاب پوشه در Toolbar ایجاد کرده و از طریق زیر منوها آن پوشه های دلخواه را انتخاب کنیم .
بر روی نوار ابزار کلیک راست کرده و Customize و Commands را انتخاب کنید .
فهرست Categories گزینه New menue را انتخاب کنید و سپس در فهرست Commands گزینه New menue را توسط ماوس به سوی نوار ابزار کشانده و در محل مورد نظرتان رها کنید و بعد روی آن کلیک راست کرده و اسم منو را تغییر دهید .
جهت ضبط یک ماکرو ، به ترتیب گزینه های Macro_ Record New Macro… ـTool را انتخاب و نامی برای ماکرویتان تعیین نمایید ، مثلاً .Issue۷ بعد از فهرست Store Macro in گزینه All Documents را انتخاب کنید . روی OK کلیک کرده و سپس به ترتیب ـ File>Open را انتخاب و به پوشه مورد نظر خود رفته و روی Cancel و سپس گزینه Stop Recordong کلیک کنید . این عمل را برای تمام پوشه های مورد نظرتان انجام دهید .
می توانید از این ماکرو جهت تغییر پوشه پیش فرض برای ذخیره سازی فایل های جدید و یا برای باز کردن فایل ها استفاده نمایید .
بدین صورت منوی جدیدی جهت فهرست کردن تمامی پوشه هایی که غالباً از آن ها استفاده می کنید ، ایجاد نمودید تا با انتخاب پوشه های مزبور فقط چند کلیک فاصله داشته باشید . همچنین می توانید این ماکرو را بصورت دکمه ای برروی نوار ابزار اضافه کرده و با ضربات کلید میانبری را جهت آن تعیین کنید .
منوهای میانبر نیز یکی از ویژگی های Word می باشند و گزینه هایی مختص به متن را هنگامی که بر روی چیزی در پنجره Word راست کلیک کنید ، در اختیار می گذارند . در اینجا به بررسی گزینه ای می پردازیم که از طریق منوی میانبر قابل انتخاب است . این منو هنگامی ظاهر می شود که بر روی کلمه ای در صفحه راست کلیک کنید . تعداد زیادی از این منوها وجود دارند که بسته به چیزی که انتخاب کرده اید و یا آنچه که بر رویش راست کلیک نموده اید ، ظاهر خواهند شد .
حتی می توانید گزینه های مورد ترجیح خود را به منوی راست کلیک اضافه نمایید تا هنگامی که به آن ها نیاز پیدا نمودید ، در کنار دستتان باشند . برای مثال ممکن است گزینه Text Wrapping را به منوی راست کلیک یک AutoShape اضافه کرد و یا گزینه Word count را به منویی که در هنگام راست کلیک بر روی بخشی از متن ظاهر می گردد اضافه نمود .
برای اضافه کردن Text Wrapping به منوی میانبر AutoShape بر روی نوار ابزار کلیک راست کرده و Customize را انتخاب کنید . برگه Toolbars را انتخاب کرده ، Shortcut menus را یافته و کادر کنار آن را علامت بزنید . نوار ابزار کوچکی با tect ، table و Draw ظاهر خواهد شد .
روی گزینه Draw کلیک و سپس گزینه shapes را انتخاب نمایید .
اکنون برگه Commands را در کادر محاوره Customize انتخاب و از فهرست Categories گزینه Draw را انتخاب کنید . سپس آنقدر در فهرست Commands پایین بروید تا گزینه Text Wrapping را بیابید . گزینه مزبور را کشیده و آن را بر روی منوی shapes در مکانی که مایلید ظاهر شود بیاندازید . روی دکمه Close کلیک کنید .
شکلی را به مدرک خود اضافه نمایید . روی شکل مزبور راست کلیک کرده و کنترل نمایید که گزینه Text Wrapping اکنون در منوی میانبر ظاهر گردد .
جهت اضافه نمودن گزینه word Count به منوی میانبر متن نیز می بایست از رویه ای مشابه آنچه در بالا گفته شد پیروی نمایید ، البته این بار با کلیک Text و مجداً Text بر روی نوار ابزار Shortcut menus گزینه word Count را در Tools Category خواهید یافت . آن را کشیده و بر روی منوی میانبر رها کنید .
حال بخشی از متن را انتخاب و راست کلیک نموده و گزینه word Count را انتخاب کنید .
● رفتن از طریق میان بر
کلید های میانبر به شما در اجرای سریعتر وظائف کمک می نمایند ، برای مثال [S]+[ctrl] جهت ذخیره سازی یک فایل بکار می رود . لیکن ، میانبرها فقط موقعی ارزشمندند که از وجودشان مطلع باشید تا بتوانید آن ها را مورد استفاده قرار دهید . جهت آگاهی از آنها ، نسخه ای از وضعیت تخصیص های فعلی صفحه کلید را با استفاده از ابزارهای داخل word برای خود چاپ کنید . این کار را می توانید با انتخاب Tools ،Macro ، Macros انجام دهید . از فهرست Macros In گزینه Word Commands را انتخاب کرده و محل گزینه List Commands را یافته و پس از انتخاب آن بر روی Run کلیک کنید .
سپس می توانید یکی از گزینه های Current Menu and Keyboard Settings و یا All Word Commands را انتخاب نمایید .
مورد دوم فهرست کامل تر می باشد . مدرک جدیدی ظاهر خواهد شد که می توانید نسخه ای از آن را با انتخاب Print ، File چاپ کنید .
یک وسیله مفید دیگر ، فهرستی از تمامی کلیدهای میانبر خاصی است که ایجاد کرده اید تا برای مثال در ماکروها و یا هرگونه دستورات خاص دیگ را بر روی صفحه کلید اجرا نمایند . بخصوص هنگامی که این کلیدهای میانبر به الگوی خاصی متصل شده و تنها باری استفاده بر روی همان الگو باشند . جهت ایجاد فهرستی از این کلیدهای خاص ، به ترتیب گزینه های Print ، File را انتخاب و از لیست Print What ، قسمت Key Assignments را انتخاب کنید . می توانید ثبت های Auto Text و Styles را نیز از همین جا جهت استفاده بعنوان مرجع چاپ نمایید .
بر روی OK کلیک کنید تا فهرستی از تمامی تنظیمات شخصی خود را چاپ نمایید .
اگر کلید میانبری برای یکی از وظائفی که غالباً مورد استفاده قرار می دهید وجود ندارد ، خودتان می توانید کلید میانبر شخصی ایجاد نمایید ، روش معمول جهت انجام چنین کاری انتخاب tools Customize دکمه Keyboard و سپس یافتن فرمان مورد نظر و متصل نمودن کلید میانبر به آن می باشد .
نشانه ها (Bookmark) روش دیگری جهت سرعت بخشیدن به پروسه حرکت در داخل یک مدرک می باشند . نشانه ها جهت علامتگذاری مکانها در روی مدرک جاری و یا در هنگام ایجاد یک الگو مفید می باشند . در مورد مدارک الگو ، که نیازمند وارد کردن متن درمحل های متنوع می باشند ، می توانید هر محل را با یک نشانه علامت گذاری کرده و سپس با استفاده از ویژگی Go to بر روی منوی Edit از یک نشانه به نشانه بعدی بروید . از طرف دیگر می توانید از ویژگی Browse By Object استفاده کنید .
جهت ایجاد یک نشانه ، در مدرک خود روی همان محلی که می خواهید نشانه ایجاد شود کلیک کنید تا مکان نما ظاهر شود سپس در منوی Insert گزینه Bookmark را انتخاب کنید و بعد اسم نشانه را تایپ کرده و دکمه Add را کلیک کنید تا نشانه ایجاد شود . سپس می توانید با انتخاب Edit ، Go to و همچنین در Bookmark در منوی Insert با انتخاب نام نشانه از کادر محاوره به این نشانه بروید . نشانه خاصی نیز وجود دارد که هرگاه فایلی را ذخیره می نمایید ایجاد می شود و مکان فعلی مکان نمای شما را نشان می دهد . بنابراین ، هرگاه که فایلی را باز می کنید می توانید با فشار دادن [F۵]+]SHIFT] مجدداً به آخرین محلی که هنگام ذخیره کردن فایل در آن بودید بروید .
● درج متن و Object
هنگامی که بطور مداوم بخشی از یک متن را تایپ می کنید ، مثلاً نام طولانی یک شرکت را ، می توانید این روتین را با استفاده از AutoCorrect و یا AutoText سرعت ببخشید . دو ویژگی مزبور از نظر نحوه عملکرد مشابه یکدیگر می باشند . هر دوی آن ها مجموعه ای از کارکترها و یا کلمات کلیدی را با مجموعه دیگری جایگزین می نمایند . کلمه کلیدی معمولاً خلاصه و متن جایگزین عموماً طولانی تر است . معمولاً حروفی را جهت جایگزین شدن تایپ می نمایید ، مثلاً ORM تایپ می شود و سپس متن جایگزین Olum Rayaneh Magazine جایگزین آن می گردد .
تفاوت بین دو ویژگی فوق الذکر در این است که AutoCorrect بطور خودکار برای جایگزین نمودن متن عمل می نماید یعنی هر بار که ORM را تایپ کنید ، کلمه مزبور با متن فوق جایگزین خواهد شد . ولی از سوی دیگر ، جایگزینی توسط AutoText انتخابی است که شما انجام می دهید یعنی کلمه کلیدی ORM را تایپ کرده و سپس کاری را جهت تغییر آن انجام می دهید مثلاً فشار دادن دکمه [F۳] .
می توانید ثبت های AutoText و AutoCorrect را با انتخاب Tools ، AutoCorrect Options و سپس انتخاب برگه AutoCorrect و یا AutoText ایجاد نمایید . جهت ایجاد یک گزینه AutoCorrect متن کلمه کلیدی مورد استفاده و متن جایگزین آن را تایپ کنید . جهت ایجاد یک ثبت AutoText ، ابتدا متنی که باید استفاده شود را بعنوان متن بسط یافته انتخاب نموده و سپس از منوی tools به ترتیب گزینه AutoCorrect Options و برگه AutoText را انتخاب و کلمه ای کلیدی را جهت استفاده تایپ نموده و دکمه Add را کلیک کنید .
همچنین می توانید از AutoText جهت جایگزین نمودن کلمه ای کلیدی با یک تصویر ، مثلاً آرم مجله ، استفاده نمایید . فقط کافی است تصویر مورد نظر را در داخل یک مدرک درج نموده و سپس آن را قبل از انتخاب Tools ، AutoCorrect Options و تنظیم کلمه کلیدی برای این شیء AutoText انتخاب نمایید . اگر مشاهده می کنید که به مقدار زیادی از AutoText استفاده می نمایید ، می توانید نوار ابزار AutoText را در Word نمایان سازید تا امکان یافتن و ایجاد ثبت های AutoText همیشه در کنار دستتان باشد .